W ramach zarządzania pasywami przedsiębiorstwa głównie koncentrują się na pozyskiwaniu jak najlepszych źródeł kapitału. Jest to istotne w szczególności w czasach, gdy wiele firm odczuwa problem braku gotówki. Wiele korzyści można jednak osiągnąć poprzez sprawowanie kontroli nad zobowiązaniami wobec dostawców. W tym zakresie dotychczas literatura skupiała się głównie na analizie – skorzystać z upustu za wcześniejszą płatność czy z terminu płatności. Istnie jednak wiele narzędzi, które umożliwiają poszerzenie zakresu kompetencji działu finansowo-księgowego w tym obszarze.

Wspomaganie decyzji zakupowych

Tradycyjne ujęcie sprawia, iż zobowiązania generowane przez dział zakupów (zaopatrzenia) są następnie dekretowane przez działy FK na kontach rozrachunków z dostawcami, a w kolejnym etapie płacone. Nowoczesne przedsiębiorstwo potrzebuje jednak bardziej innowacyjnego podejścia.

Zgodnie z nim rola komórek księgowych powinna być poszerzona o następujące elementy:

Wyznaczanie ogólnych zasad w zakresie warunków płatności – przede wszystkim chodzi tu o korzystanie z możliwych do uzyskania od dostawcy warunków płatności tak, aby jak najlepiej kształtować strukturę kapitałów. Bardzo dobrym rozwiązaniem jest wprowadzenie w firmie ogólnych warunków dostaw, które są punktem wyjścia do negocjacji. W przypadku terminu płatności obok samej jego długości ważne jest wyznaczenie momentu, od kiedy termin ten zaczyna obowiązywać. Coraz częściej jest to moment otrzymania poprawnej faktury. Wpisanie takiej klauzuli w umowie chroni odbiorcę przed konsekwencjami złego obiegu dokumentów u dostawcy, co może poważnie zachwiać płynnością finansową kupującego. Wyobraźmy sobie, że firma otrzyma na 2 dni przed datą płatności fakturę na 2 000 000 zł, pomimo tego iż jej termin zapłaty wynosił 30 dni. Ważne jest, aby każda umowa była zaopiniowana i parafowana również przez dział finansowo-księgowy, wówczas firma uzyska pewność, iż zasady płatności wobec dostawcy są zgodne z obowiązującymi standardami. Przedsiębiorstwo powinno jednak pamiętać o ustawie o terminach zapłaty w transakcjach handlowych (ustawa z 12.6.2003 r.). Zgodnie z nią, jeśli termin płatności jest dłuższy niż 30 dni, wierzyciel może domagać się odsetek karnych za każdy dzień ponad dni określone w ustawie.

Ocena ryzyka współpracy z kontrahentem – w tym przypadku po pierwsze trzeba skoncentrować się na ocenie finansowej dostawcy. Dosyć nietypowe podejście, ponieważ głównie ocena taka dotyczyła ryzyka współpracy z odbiorcami. Z punktu widzenia nowoczesnego zarządzania płynnością rzetelny dostawca jest równie ważny jak wypłacalny odbiorca. Jeśli kondycja finansowa dostawcy jest słaba, wówczas istnieje wysokie prawdopodobieństwo, iż mogą wystąpić przestoje w dostawach surowców, półproduktów czy towarów. To wpływa na zapas asortymentu. Rozwiązaniem pozostaje albo utrzymywanie wysokiego zapasu (z czym wiążą się koszty ich utrzymywania), albo akceptacja ryzyka przestojów w dostawach (z czym wiążą się koszty utraconych korzyści). Współpraca z solidnym dostawcą eliminuje ten kontrowersyjny kompromis, a jednocześnie koszty. Oceniając ryzyko kontrahenta, trzeba skupić się również na ryzyku walutowym, jakie wynika dla odbiorcy ze współpracy z dostawcami zagranicznymi. Jeśli kurs waluty ulega częstym zmianom, wówczas warto go zabezpieczyć. To również obszar, który pozostaje w kompetencjach działu finansowo-księgowego.

Kontrola kosztów dokonywanych zakupów – bardzo często sama cena zakupu nie jest jedynym kosztem, jaki ponosi odbiorca. Istotne jest, kto płaci za koszty transportu, ile wynoszą koszty związane ze specyfiką przechowywania zapasu, jaki będzie wpływ na całkowity wynik oferowanych rabatów, kto ponosi koszty serwisu itp. Wyobraźmy sobie sytuację, iż dział zakupów co roku nabywa dodatkowy ponad plan zapas surowców, ponieważ może otrzymać rabat za zwiększone zakupy. Kierownik działu zakupów może „pochwalić się” niską ceną, jaką płaci za jednostkę. Może jednak okazać się, iż w wyniku większych zakupów firma poniosła dodatkowe koszty magazynowania, część surowców uległa zniszczeniu, wzrósł koszt kapitału zaangażowanego w utrzymywanie zapasu, a dodatkowo firma nie zapłaciła terminowo za fakturę związaną z tym zapasem i otrzymała odsetki karne. Całkowity wynik tej operacji jest dla przedsiębiorstwa o wiele mniej korzystny. Taka bardzo kompleksowa ocena podejmowanych decyzji pod kątem wyniku finansowego to również obowiązek działu finansowo-księgowego.

Kontrola dokumentacji – powstanie zobowiązania powoduje konieczność jego uregulowania w przyszłości. Odbiorca uzyskuje więc potrzebne do tego dokumenty, z których głównym jest faktura VAT. Faktura przed zapłatą powinna być skontrolowana pod kątem: zgodności warunków płatności oraz cen. Błędy w tym zakresie powinny skutkować wygenerowaniem żądania korekty do faktury.

Poszerzenie kompetencji komórek finansowo-księgowych, chociaż o wymienione powyżej obszary, przyniesie [...]