Controlling jako sposób zarządzania firmą – jednolita definicja i elementy controllingu

Paweł Bender (Współwłaściciel spółki OMIS Projekt, specjalista w dziedzinie modeli i metodologii controllingu)

Definicja controllingu

Na początku wyjaśnijmy, co kryje się pod obecnie modnym i często używanym pojęciem controllingu. Otóż controlling to jedna z metod zarządzania przedsiębiorstwem, której istotą jest doskonały przepływ informacji. Informacja pełni w controllingu kluczową rolę, dlatego powinna być szybka, regularna, czytelna i precyzyjna. Stąd definicję controllingu można by zawrzeć w stwierdzeniu „jest to system zarządzania przedsiębiorstwem, którego zadanie to efektywne dostarczanie informacji zarządczej do wszystkich centrów zarządzania”. W ten sposób controlling staje się naturalnym ośrodkiem zarządzania całą firmą, mającym bezpośredni lub pośredni wpływ na każdą decyzję biznesową.

Skoro przytoczyliśmy generalną definicję controllingu, to powiedzmy teraz, czym controlling nie jest. Controlling to nie jest system planowania i rozliczania planów! Niektórzy menedżerowie w Polsce ciągle uważają, że samo zaplanowanie i następnie rozliczenie wykonania planów wyczerpuje temat zarządzania. Otóż tak nie jest. Controlling może oczywiście zawierać w sobie elementy planowania i budżetowania oraz ich wykonanie, ale to będzie zawsze tylko wycinek całego systemu. Prawidłowy controlling dostarcza przede wszystkim informacje bieżące, często niezdefiniowane w żadnych planach, służące do zarządzania firmą w stale zmieniających się warunkach. Ponadto szczegółowe zaplanowanie każdej pozycji występującej w raportach controllingowych byłoby ewidentnym przerostem formy nad treścią, ponieważ plany mają wyznaczać cele do osiągnięcia, a nie określać wszystkie możliwe elementy i szczegóły.

Controllingiem nie są również okazjonalne analizy i nieregularne raporty „na życzenie”. Ideą controllingu jest przepływ informacji zarządczej w sposób usystematyzowany, logiczny i powtarzalny. Realizacja tego celu daje firmie wymierne efekty w krótkim czasie, m.in. przyspieszenie podejmowania decyzji i reagowania na wszystkie zmiany (szczególnie niekorzystne), szybsze oraz bardziej skuteczne monitorowanie skutków wszystkich decyzji, a także wzrost świadomości ośrodków zarządzania o ich wpływie na sytuację firmy. Nie osiągnie się tego celu za pomocą raportów i analiz o niestabilnej treści oraz formie, często wykonywanych incydentalnie i zawierających nieporównywalne dane (np. pod względem agregacji lub konstrukcji wskaźników). Do uruchomienia prawidłowego controllingu niezbędne są odpowiednie rozwiązania technologiczne (hurtownia danych, algorytmy automatycznego generowania raportów) oraz profesjonalna i przemyślana koncepcja metodologiczna (zawartość raportów, wzory wskaźników itp.).

W ten sposób przechodzimy do trzeciego przypadku, który na pewno nie jest controllingiem, a często jest za niego uważany. Otóż [...]