Dodatek specjalny
 
Partnerzy:




Patronujemy:
Studia Podyplomowe
RACHUNKOWOŚĆ ZARZĄDCZA I CONTROLLING
Nowoczesne systemy oparte na technologii informatycznej

Artykuły » Temat miesiąca » 8/2006

Kontrola wewnętrzna w firmie

Henryk Kalota
Tekst pochodzi z numeru: 8/2006

Przedsiębiorstwa niezależnie od formy własności i rodzaju działalności gospodarczej powinny prowadzić kontrolę wewnętrzną stosownie do specyfiki i rozmiarów jednostki. Niekiedy powstają wątpliwości, na jakich zasadach i przepisach powinna się ona opierać. W niniejszym artykule Autor przedstawia wagę problemu kontroli wewnętrznej i jej organizacji w średniej i dużej jednostce gospodarczej, z uwzględnieniem kontroli funkcjonalnej i instytucjonalnej.

   

Wprowadzenie

Przedsiębiorstwa niezależnie od formy własności i rodzaju działalności gospodarczej powinny prowadzić kontrolę wewnętrzną stosownie do specyfiki i rozmiarów jednostki. Niekiedy powstają wątpliwości, na jakich zasadach i przepisach opierać się powinna kontrola wewnętrzna. Należy stwierdzić, że aktualnie nie ma przepisów normujących zagadnienia wykonywania kontroli wewnętrznej w jednostkach gospodarczych.

Jedynie w ustawie o przedsiębiorstwach państwowych w art. 26 ust. 11 ustalono, że system kontroli wewnętrznej w tych przedsiębiorstwach określa statut. W spółkach prawa handlowego natomiast, a zwłaszcza w spółkach kapitałowych (sp. z o.o. i sp. akcyjnych), zgodnie z Kodeksem spółek handlowych2 występują rady nadzorcze i komisje rewizyjne sprawujące nadzór nad działalnością spółki. Jednak uprawnienia tych organów statutowych nie mogą w pełni zastępować ogniw kontroli wewnętrznej.

Potrzeba prowadzenia kontroli wewnętrznej jest wyłącznie sprawą leżącą w kompetencji danej jednostki gospodarczej.

W spółkach prawa handlowego niektóre czynności rady nadzorczej mogą pokrywać się z zakresem działania kontroli wewnętrznej, stąd wydaje się konieczne określenie w systemie kontroli wewnętrznej (regulaminie) roli i funkcji rady nadzorczej, jako organu władzy spółki w relacji do kompetencji ogniw kontroli wewnętrznej. Statuty i umowy spółek oraz regulaminy i uchwały władz spółki powinny rozstrzygać zasady kontroli w danej jednostce. Wydaje się, że zasadniczym przepisem przewodnim co do potrzeby prowadzenia kontroli wewnętrznej powinna być ustawa o rachunkowości3.

Kontrola wewnętrzna dobrze zorganizowana i sprawnie działająca powinna ułatwiać kierownictwu firmy rozwiązywanie wielu trudnych problemów, jakie napotyka w codziennej pracy. Trzeba mieć na uwadze, że prowadzenie przedsiębiorstwa w warunkach konkurencji staje się coraz bardziej skomplikowane, a ryzyko gospodarcze wciąż istnieje.

Stąd kierownictwo danej jednostki powinno mieć świadomość znaczenia kontroli wewnętrznej.

Przed każdą firmą stoją określone cele, a przede wszystkim:

  • osiąganie zysku na odpowiednim poziomie,
  • kontynuacja działalności,
  • dalszy rozwój działalności gospodarczej.

W średniej i dużej jednostce, gdzie trudno jest panować nad ochroną zasobami majątkowymi, przestrzeganiem przepisów ogólnych i regulacji wewnętrznych oraz prawidłowością wykonywania zadań, kontrola wewnętrzna staje się nieodzownym instrumentem wspomagającym kierownictwo w procesie zarządzania i podejmowania decyzji oraz w zapobieganiu i wykrywaniu błędów, nadużyć oraz wszelkich przejawów nieprawidłowości. Jest rzeczą oczywistą, że kontrola wewnętrzna inaczej przebiega w firmie dużej i średniej, gdzie występuje podział pracy, zakresy czynności, obowiązków i odpowiedzialności każdego stanowiska, a inaczej w firmie małej, w której sam właściciel (również z członkami rodziny) panuje nad całością.

Skuteczność kontroli zależy od wielu czynników, w tym między innymi od jej organizacji, profesjonalności osób sprawujących kontrolę i ich uczciwości.

Jeżeli w jednostce gospodarczej ma miejsce zmowa z osobami pełniącymi kontrolę – w zakresie popełniania nadużyć – trudno wówczas oczekiwać efektów kontroli.

Głównym celem niniejszego artykułu będzie przedstawienie wagi problemu kontroli wewnętrznej i jej organizacji w średniej i dużej jednostce gospodarczej, z uwzględnieniem kontroli funkcjonalnej i instytucjonalnej.


Istota, rodzaje i metody kontroli

Z kontrolą wewnętrzną mamy do czynienia wówczas, gdy przeprowadzają ją osoby (podmioty) zatrudnione w danej jednostce gospodarczej (kontrolowanej).

Przez kontrolę rozumie się porównanie stanu rzeczywistego ze stanem wymaganym. Stan wymagany wynika z określonych przepisów prawa, regulacji wewnętrznych w firmie, takich jak instrukcje w prawie sporządzania, obiegu, kontroli i przechowywania dokumentów, normy zużycia materiałów, stawki wynagradzania, normy ubytków naturalnych określonych towarów i wyrobów (np. artykułów w przemyśle spożywczym).

Na pojęcie kontroli składają się zasadnicze następujące czynności:

  • określenie stanu rzeczywistego (wykonania) objętego kontrolą,
  • określenie stanu obowiązującego (wyznaczonego),
  • porównanie stanu rzeczywistego ze stanem, jaki obowiązuje, w celu ustalenia zgodności lub niezgodności,
  • ustalenie przyczyn stwierdzonych niezgodności i ich wyjaśnienie.

Żadna z czynności wymienionych wyżej traktowana oddzielnie nie może być uznana za kontrolę.

Ze względu na kryterium podmiotu kontroli wyróżnia się:

kontrolę funkcjonalną – wykonywaną na stanowiskach kierowniczych i innych samodzielnych stanowiskach pracy w zakresie powierzonych obowiązków,

kontrolę instytucjonalną – sprawowaną przez kontrolera zakładowego lub kontrolerów zakładowych zatrudnionych w wyodrębnionej komórce organizacyjnej,

kontrolę społeczną – wykonywaną przez przedstawicieli organizacji działających w firmie.

Biorąc pod uwagę kryterium czasu, w jakim przeprowadzana jest kontrola, wyróżnia się kontrolę:

  • wstępną,
  • bieżącą,
  • następną.

Z punktu widzenia zakresu i przedmiotu kontroli wyróżnia się kontrolę:

  • pełną,
  • problemową (odcinkową),
  • specjalną (na skutek wyjątkowego zdarzenia).

W praktyce najczęściej stosowana jest kontrola wstępna, bieżąca i następna; odnoszą się one głównie do kontroli funkcjonalnej powszechnie stosowanej w przedsiębiorstwach.

W ramach kontroli wstępnej bada się dokumenty i operacje dotyczące zamierzonych operacji wynikających przeważnie z projektów umów, zamówień, zleceń wydania materiałów i innych dokumentów, które powodują w przyszłości powstanie zobowiązań finansowych lub rozchodowanie materiałów, towarów itp. Kontrola ta zapobiega powstaniu decyzji nieprawidłowych i jest najbardziej efektywną kontrolą.

Kontrola bieżąca – jest przeprowadzana w trakcie wykonywania operacji gospodarczych i ma na celu stwierdzenie, czy wykonawstwo odbywa się prawidłowo i rzetelnie zgodnie z przyjętymi oraz obowiązującymi przepisami, normami i racjonalną gospodarką.

Kontrolę tę prowadzą kierownicy i odpowiedni pracownicy w ramach swoich obowiązków zgodnie z zakresem czynności, a więc jest to kontrola funkcjonalna.

Kontrola następna – jej celem jest sprawdzanie operacji gospodarczych po ich wykonaniu. Ujawnione w toku tej kontroli nieprawidłowości powinny stanowić podstawę do wyciągnięcia odpowiednich wniosków i zastosowania kar wobec osób winnych. Wyniki tej kontroli są materiałem służącym do usprawnienia działalności w przyszłości, a szczególnie zapobieżenia powstaniu nieprawidłowości. Kontrolą następną zajmują się przeważnie rewidenci zakładowi.

Kontrolę wewnętrzną możemy przeprowadzać różnymi metodami. Metoda kontroli zależy od przedmiotu, zakresu i czasu kontroli.

Najczęściej spotykamy się w praktyce z następującymi metodami kontroli:

metodą kompletną – polegającą na objęciu kontrolą wszystkich operacji i dokumentów stanowiących przedmiot kontroli; jest to metoda bardzo pracochłonna i może mieć zastosowanie w uzasadnionych przypadkach, kiedy występuje przykładowo podejrzenie popełnienia nadużyć;

metodą reprezentacyjną – mającą zastosowanie wtedy, gdy kontrolę przeprowadza się na odpowiednio dobranych próbach reprezentujących całą zbiorowość;

metodą konfrontacji – polegającą na porównaniu danych i treści różnych dokumentów tej samej operacji, przykładowo:

  •  listu przewozowego i dowodu przyjęcia materiałów do magazynu,
  •  dokumentów rozchodu materiałów wydanych z magazynu do produkcji wyrobów z danymi raportów produkcji, norm zużycia i liczbą wyprodukowanych wyrobów,
  •  list wynagrodzeń z ewidencją personalną w dziale osobowym,
  •  dokumentów bankowych na wypłaty z tytułu różnych usług z dokumentacją dostawców i z fakturami oraz protokołami odbioru robót, usług, przyjęcia materiałów, towarów itp.

Kontroli wewnętrznej podlegają wszystkie w danej jednostce operacje gospodarcze dotyczące działalności produkcyjnej, handlowej, usługowej, zaopatrzenia, zbytu, inwestycji, remontów i efektywności gospodarowania środkami rzeczowymi oraz finansowymi.

Przedmiotem kontroli jest również techniczne zabezpieczenie majątku, a szczególnie:

  • ochrona obiektów przed włamaniem,
  • ogrodzenia, bramy, wejścia, system alarmowy,
  • zamknięcia magazynów i innych pomieszczeń,
  • ochrona wartości pieniężnych w pomieszczeniach kasy i w czasie transportu gotówki,
  • system urządzeń pomiarowych,
  • kontrola „na bramie” wywozu i wwozu rzeczowych składników majątku.

W kontroli wewnętrznej posługujemy się głównie dokumentacją źródłową ujmującą operacje gospodarcze. Dokumenty powinny odpowiadać warunkom i zawierać cechy określone w ustawie o rachunkowości (art. 21 i 22).

Dokumenty podlegają kontroli pod względem:

merytorycznym – to jest ustaleniu, czy operacje ujęte w dokumencie są zgodne ze stanem rzeczywistym,

formalnym – czyli sprawdzeniu, czy dokument zawiera wszystkie cechy, takie jak: datę, pieczęcie, wykaz stron uczestniczących w operacji, czy jest kompletny i czytelny, czy nie zawiera nieprawidłowo dokonanych poprawek, skreśleń itp.,

rachunkowym – to jest ustaleniu, czy nie występują błędy arytmetyczne w obliczeniach.

Dokumenty sprawdzone powinny być opatrzone datą i podpisem osoby dokonującej kontroli. Pracownicy upoważnieni do dysponowania składnikami majątkowymi zobowiązani są do składania podpisów na dokumentach zgodnie ze wzorami podpisów złożonymi na odpowiedniej karcie wzorów podpisów.


Organizacja kontroli wewnętrznej

Kontrola wewnętrzna jest jedną z funkcji zarządzania firmą i powinna być prowadzona równolegle do wykonywanych zadań występujących w normalnej działalności gospodarczej przedsiębiorstwa.

Organizacja kontroli wewnętrznej zależy w znacznym stopniu od struktury organizacyjnej danej jednostki, liczby samodzielnych komórek organizacyjnych, jednostek oddalonych od zarządu przedsiębiorstwa (filii) i wielkości przedsiębiorstwa.

Praktycznie przyjęło się, że w średnich i większych firmach kontrolę wewnętrzną sprawują:

  • dyrektor (prezes) danej jednostki,
  • zastępcy dyrektora, w tym również dyrektor finansowy (główny księgowy),
  • kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych i niektórzy pracownicy zgodnie z kompetencjami w tym zakresie,
  • inwentaryzatorzy,
  • rewidenci zakładowi (w większych jednostkach),
  • radcy prawni,
  • komórki kontroli jakości,
  • straż przemysłowa.

Sprawne funkcjonowanie systemu kontroli wewnętrznej, przynoszącej oczekiwane efekty ekonomiczne, wymaga między innymi:

  • określenia struktury organizacyjnej wraz ze schematem organizacyjnym oraz uściślenia zadań (czynności), odpowiedzialności i uprawnień każdej komórki organizacyjnej,
  • ustalenia zakresów czynności i obowiązków ciążących na poszczególnych stanowiskach pracy wraz z zadaniami kontroli merytorycznej, formalnej i rachunkowej,
  • określenia odpowiedzialności materialnej, dyscyplinarnej i karnej w odniesieniu do określonych stanowisk (np. magazynierów, kierowników sklepów, sprzedawców, kasjerów),
  • podziału funkcji i oddzielenia czynności: zlecenia, wykonywania, dokumentowania, akceptowania i ewidencjonowania operacji gospodarczych w danej jednostce,
  • opracowania i wdrożenia instrukcji w sprawie sposobu sporządzania, obiegu, kontroli oraz przechowywania dokumentów księgowych,
  • zorganizowania inwentaryzacji składników majątkowych.

Kontrola wewnętrzna powinna być powiązana także z organizacją rachunkowości. Zgodnie z ustawą o rachunkowości jednostki zobowiązane są do opracowania i wdrożenia dokumentacji przyjętych zasad (polityki) rachunkowości, w tym zakładowego planu kont oraz systemu przetwarzania danych przy użyciu komputerów oraz systemu ochrony danych i ich zbiorów (dowodów księgowych, ksiąg rachunkowych, sprawozdań finansowych). Ponadto do dokumentów porządkujących i określających organizację pracy, zasady wynagradzania i inne postanowienia zaliczyć należy:

- regulaminy pracy organów statutowych (np. w spółkach):

      •  regulamin pracy zgromadzenia wspólników,
      •  regulamin pracy rady nadzorczej,
      •  regulamin pracy zarządu,

- zakładowy regulamin pracy,

- zakładowy regulamin wynagradzania,

- zakładowy regulamin tworzenia i wykorzystania zakładowego funduszu świadczeń socjalnych.

Niezależnie od powyższych uregulowań organizacyjnych w średniej i dużej firmie zasady funkcjonowania kontroli wewnętrznej, uwzględniające organizację i specyfikę działalności, powinny w zasadzie znajdować wyraz w zakładowym regulaminie kontroli wewnętrznej.

W praktyce powszechnie stosowana jest:

  • kontrola funkcjonalna,
  • kontrola instytucjonalna,
  • kontrola społeczna – wykonywana przez przedstawicieli organizacji społecznych działających w zakładzie pracy,
  • kontrola organów statutowych – pełniona przez rady nadzorcze i komisji rewizyjne (np. w spółkach prawa handlowego).
  • Kontrola funkcjonalna

Jest ona powszechnie stosowaną kontrolą wewnętrzną w jednostkach gospodarczych, wykonywaną w ramach sprawowanego nadzoru przez aparat kierowniczy i na samodzielnych stanowiskach pracy.

Procedury stosowania kontroli funkcjonalnej wynikają zazwyczaj ze schematu organizacyjnego i zakresów czynności kierowników oraz samodzielnych stanowisk pracy.

Kontrolę funkcjonalną mogą wykonywać także pracownicy niebędący kierownikami, jeżeli pełnią określone zadania kontrolne, np. pracownicy pionu finansowo-księgowego. Cechą charakterystyczną kontroli funkcjonalnej jest prowadzenie jej na bieżąco, w czasie zamierzonych operacji gospodarczych (np. kontrola wstępna umów) lub w toku realizowania tych operacji (kontrola bieżąca dokumentów na wydanie materiałów do produkcji). Zaletą tej kontroli jest możliwość przeciwdziałania zjawiskom nieprawidłowym, a jeżeli zastaną wykryte nadużycia, przejawy niegospodarności, błędy itp., to kierownictwo jednostki może reagować natychmiast i podejmować odpowiednie środki zaradcze.

Sprawowanie kontroli funkcjonalnej w ramach nadzoru kierowniczego ma dużą zaletę, ponieważ istnieje możliwość wydawania na bieżąco odpowiednich poleceń, pouczeń, korygowania decyzji itp.; jest to więc kontrola operatywna.

Z praktycznego punktu widzenia kontrola ta jest najskuteczniejsza, pod warunkiem że jest wykonywana fachowo i rzetelnie. Jak już powiedziano, kontrola funkcjonalna ma ścisły związek z organizacją danego przedsiębiorstwa.

Dla zapewnienia sprawnego jej przebiegu istotne znaczenie ma precyzyjne określenie schematu organizacji i zakresu obowiązków oraz odpowiedzialności poszczególnych komórek organizacyjnych. W kontroli funkcjonalnej nieodzownym warunkiem jest opracowanie i sprecyzowanie podstawowych zadań oraz rodzajów kontroli w zakresach czynności pracowników. W każdym jednak przypadku należy w tej kontroli uwzględnić wielkość przedsiębiorstwa, liczbę komórek organizacyjnych, rodzaj działalności i jej złożoność.

W zależności od specyfiki działalności zadania w zakresie kontroli wewnętrznej będą się różniły. Przedstawimy to na przykładzie działalności produkcyjnej i handlowej wybiórczo w odniesieniu do kierownika wydziału produkcji oraz kierownika komórki handlowej.

Kierownik wydziału produkcji – zgodnie z zakresem czynności zadania dotyczące tego stanowiska pracy w zakresie kontroli obejmują głównie:

  • programowanie produkcji przy określonym parku maszyn i zatrudnieniu pracowników,
  • czuwanie nad sprawnością maszyn i urządzeń,
  • przestrzeganie BHP,
  • dbałość o bieżącą konserwację maszyn,
  • szkolenie i instruktaż w zakresie produkcji i obsługi maszyn,
  • właściwe sporządzanie i terminowy obieg dokumentów wystawionych przez wydział oraz zgodność tych dokumentów pod względem merytorycznym, szczególnie w zakresie norm zużycia materiałów do produkcji wyrobów, pobrania materiałów z magazynu i ich rozliczenia z uwzględnieniem zwrotów, odpadów itp. oraz przekazywania wyrobów gotowych odbiorcom bezpośrednio z produkcji lub do magazynu wyrobów gotowych,
  • czuwanie nad sprawnością działania transportu wewnętrznego i prawidłowością jego obsługi,
  • przestrzeganie wykorzystania zdolności produkcyjnych,
  • czuwanie nad jakością produkcji.

Kierownik handlowy – kontroluje w szczególności:

  • umowy z dostawcami towarów,
  • śledzenie aktualnych cen towarów,
  • terminowość realizacji umów na dostawy towarów,
  • faktury na dostawy towarów w powiązaniu z zamówieniami pod względem ilości i jakości oraz dowodami przychodowymi,
  • prawidłowość naliczania kar umownych,
  • prawidłowość dokumentów sprzedaży, w tym faktury VAT, wydruki kas fiskalnych w sklepach detalicznych,
  • dowody reklamacji, zwroty towarów, w tym zniżki sezonowe,
  • warunki składowania towarów i zabezpieczenie ich przed pożarem oraz kradzieżą,
  • rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych za powierzone im towary,
  • prawidłowość ewidencji ilościowej towarów, zwłaszcza w hurtowniach, a także w sklepach detalicznych prowadzących ewidencję ilościową towarów o wysokich cenach jednostkowych (np. samochody w salonach, sprzęt elektrotechniczny i artykuły gospodarstwa domowego – pralki, lodówki, odkurzacze itp.),
  • procedury związane z rozliczaniem i wyjaśnianiem różnic inwentaryzacyjnych powstałych na towarach w hurtowniach i punktach sprzedaży detalicznej.
« powrót drukuj poleć znajomemu
Spodobał ci się ten artykuł?
Podziel się nim na Facebooku:


Komentarze

Czytaj ze zrozumieniem. Artykuł jest z 2006 roku. Poza tym mówi o kontroli (instytucjonalnej i funkcjonalnej),która nadal funkcjonuje w jednostkach i firmach a nie o audycie. Ot i specjalista się znalazł od audytu. Ręce opadają ... jak się czyta to co ty piszesz
ewa (26.05.2013 07:37:20)
Niestety, autor nie ma pojęcia o tym, co to jest dzisiaj kontrola wewnętrzna oraz audyt wewnętrzny. AW nie jest coś, co się prowadzi tylko system, któery musi posiadać każda organizacja. Powinien przeczytać COSO oraz dowiedzieć się, co wymagają kodeksy ładu korporacyjnego (Governance) od władz organizacji w odniesieniu do wdrożeniua i monitorowania swoich (systemów) kontroli wewnętrznych.
Ręce opadaję, że osoba z przestarzałą wiedzą i braku znajomości i zrozumienia tematu odważa się pisać takie herezje. Nawet nie rozumie definicję audytu wewnętrznego IIA, gdzie AW ma własnie oceniać (system) kontroli wewnętrznej.
Eddie (20.02.2011 13:00:11)

* - pola wymagane
do góry